内定連絡への返信例文｜承諾・保留・辞退・質問の書き方

内定通知メールを受け取ったら、まず受領とお礼を返し、承諾・保留・辞退・確認中のどれかを明確に伝えます。まだ決められない場合も、返信せずに待つのではなく、回答予定日を示してください。内定通知への返信は、感謝、意思、回答期限または入社準備の確認を簡潔に伝えます。

○○株式会社
採用ご担当者様

内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
慎重に検討のうえ、○月○日までに回答させていただきたく存じます。
お待たせして恐縮ですが、ご承諾いただけますでしょうか。

そのまま使える例文

候補者側から企業へ返す例文です。企業側の辞退返信や承諾返信とは検索意図が異なるため、本人の意思と回答日を中心にします。固有名詞、日付、金額、次の行動だけを実際の内容へ置き換えてください。

内定を承諾する

条件を確認し、入社意思が固まっている場合です。承諾の意思を明言し、次の手続きを確認します。

件名：Re: 内定のご連絡

株式会社○○
採用ご担当 ○○様

内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたします。
入社までに必要な手続きや提出書類がございましたら、ご案内いただけますと幸いです。

回答を保留する

条件確認や他社選考の結果を待つ場面です。延長希望日を具体的に示します。

内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、条件を確認のうえ判断したく、○月○日まで回答をお待ちいただくことは可能でしょうか。
ご都合が難しい場合は、期限をご指定ください。

内定を辞退する

意思が確定した場合は早めに返します。理由は簡潔にし、選考へのお礼を伝えます。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考にお時間をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。

条件や入社日を質問する

承諾前に確認事項が残っている場合です。質問項目を番号で分け、回答後に意思を返す日を伝えます。

内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。
判断にあたり、下記2点をご確認させてください。
1. 想定される入社日
2. 試用期間中の勤務条件
ご回答を確認後、○月○日までに意思をお伝えいたします。

メールに入れる情報と順番

企業は採用枠や入社準備を進めるため、候補者の状態を判断できる返信が必要です。感謝だけで終わらず、現在の意思を明記します。相手がメールを開いた時点で、内容と次の行動を判断できる順番にします。

短く返信する場合のテンプレート

急いでいても、受領だけで終えると次の往復が増えます。受領、結論、次の行動の三つは残してください。

内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたします。
今後の手続きについて、ご案内いただけますと幸いです。

避けたい文面と直し方

「前向きに検討します」だけでは、承諾か保留か判断できません。企業側が採用枠を管理できるよう、現在の状態を明確にします。相手を責める表現、曖昧な依頼、次の期限がない文面は避けます。

送信前チェック

テンプレートを使っても、宛名や期限が古いままでは逆効果です。送信前に、宛先、件名、固有名詞、添付、期限、返信してほしい内容を確認します。

宛先／CC／元の件名／人名と社名／日付と時刻／金額／添付ファイル／必要な返信。機密資料を送る場合は、送付方法と閲覧権限も確認してください。

よくある質問

入社意思に関わる返信は、丁寧さよりも期限と結論が重要です。

返信は何時間以内がよいですか？

受領だけでも早めに返してください。その場で決められない場合は、受領と回答予定日を先に伝えます。

電話でも連絡すべきですか？

企業から方法の指定がなければ、メールで記録を残せます。緊急性が高い、期限当日、重要な条件確認がある場合は電話後にメールも送ります。

件名は変えますか？

企業から届いた件名を残して返信します。採用担当者がやり取りを追いやすくなります。

まとめ

内定通知への返信では、受領と感謝に加えて、承諾・保留・辞退の意思を明確にします。すぐ決められない場合も、回答予定日を伝えることで、企業と候補者の双方が次の予定を立てられます。