誤送信メールを受け取った側の返信例文｜開封・削除・社内報告の対応手順

自分宛てではないメールを受け取ったら、内容を必要以上に閲覧・転送せず、送信者へ誤送信を知らせます。個人情報や機密情報が含まれる場合は、単なる返信マナーではなく情報事故として扱う必要があります。

まず、この返信ならそのまま使えます

送信者を責めず、受信事実と自分の対応だけを簡潔に伝えます。

件名：Re: 〇〇について

〇〇様

お世話になっております。
本メールは別の方宛てと思われるため、ご連絡いたしました。
添付ファイルは開封しておらず、内容の利用・転送は行いません。
本メールは削除いたしますので、宛先をご確認ください。

「完全に削除した」と断定する前に、社内のバックアップや保全ルールも確認します。

受け取った直後に行う対応

返信より先に、添付やリンクを開かず、社内ルールに従って報告先を確認します。

状況	受信者の対応	注意
宛名だけ違う	送信者へ連絡	本文を転送しない
添付あり	開かず報告	保存・印刷しない
個人情報あり	管理担当へ連絡	独断で削除しない場合も
不審な送信元	返信せず隔離・報告	リンクを開かない

送信元が不審な場合、誤送信を装った攻撃の可能性もあります。正規の連絡先を別経路で確認します。

状況別・誤送信を受け取った側の返信例文

相手や状況に合わせ、必要な事実だけを書き換えて使ってください。

宛名が別人

最小限の通知にとどめます。

本メールは〇〇様宛てではないかと思われます。
念のためご連絡いたしました。
当方では利用せず削除しますので、宛先をご確認ください。

本来の宛先を推測して転送しません。

添付ファイルがある

開封していないことを伝えます。

別の方宛てと思われるメールと添付ファイルを受信しました。
添付は開封しておりません。
対応方法に指定がございましたら、ご連絡ください。

社内規程により削除指示を待つ場合に使えます。

機密・個人情報が見える

自社の管理担当にも連絡します。

誤送信と思われるメールを受信したため、ご連絡します。
本文に個人情報が含まれていることを確認しました。
当社の情報管理担当へ報告し、内容の利用・転送をせず適切に対応します。

受信者側で法的判断を断定せず、事実を記録します。

知らない送信元で不審

返信せず社内窓口へ回します。

※この場合は送信者へ返信せず、社内の情報システム・セキュリティ窓口へ報告してください。

送信者確認が取れないリンクや添付は開きません。

避けたい書き方と、送信前の確認

善意の転送や確認が、情報の拡散につながることがあります。

避けたい表現・対応	問題	直し方
本来の宛先へ転送	漏えいを広げる可能性	送信者へ戻す
添付を開いて確認	必要以上の閲覧になる	開かず報告
すぐ完全削除	社内調査の記録を失う場合	規程と担当者を確認

送信日時、差出人、件名、受信状況は、社内報告に必要な範囲で記録します。

個人情報保護委員会は、漏えい等事案が発覚した場合、責任ある立場の者への報告と被害拡大防止措置を示しています。誤送信の内容や規模によって必要な対応は異なるため、受信者だけで判断しないことが重要です。

参照：「個人データの漏えい等の事案が発生した場合等の対応について」個人情報保護委員会

よくある質問

送信者に電話したほうがよいですか？

機密性が高い、至急の削除指示が必要な場合は正規番号へ電話します。 メール本文に書かれた未知の番号は使わないほうが安全です。

削除した証明を求められたら？

自社の規程に従い、回答可能な範囲を情報管理担当と確認します。 個人判断で過度な保証はしません。

まとめ

誤送信を受け取ったら、開かない・広げない・送信者と社内担当へ知らせる、の順で動きます。

丁寧な返信より、情報を増やさず正しい窓口へつなぐことを優先してください。

監修者

丸山 雄河

株式会社Alpha Fav 代表取締役

早稲田大学教育学部卒業後、法人営業・マーケティング・事業企画を経て、株式会社Alpha Favを創業。現在は代表取締役として、企業の魅力を言葉と実務に落とし込み、顧客や候補者から選ばれる状態をつくるための支援を行っています。

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