採用担当が一人で忙しい会社へ｜業務の減らし方・分担・外注の判断基準

採用担当が一人しかおらず、求人作成、候補者連絡、日程調整、面接、社内催促、内定手続きを抱えている。給与や総務も兼任していれば、採用は緊急対応の合間に進める仕事になります。忙しさを個人の処理速度だけで解決するのは限界があります。

本記事では、ひとり採用担当の業務を「決める・対話する・進める・記録する」に分け、やめる、標準化する、社内分担する、外注する順で整理します。少人数でも候補者対応を止めないための実務設計です。

一人経営を越えるには、補完人材と権限移譲が要る

人を増やすだけでなく、経営者に集中した判断を分けることが成長の条件になります。2025年版中小企業白書の第2部第2章第2節は、売上高10億円規模の成長の壁を越えるうえで、不足する専門人材の確保と職務権限の委譲が重要だと整理しています。別章の分析対象数17,678者を、この結論の標本数としては扱いません。

参照：「2025年版 中小企業白書 第2部第2章第2節」中小企業庁

公開調査・査読論文22資料の統合レビューを見る

一次情報から見る「採用担当が忙しい」背景

採用担当者個人の段取りだけでなく、人手不足が続く市場環境と、候補者対応の速度が採用結果へ影響する構造を分けて考える必要があります。

業務を減らすときは、単純に作業量を削るのではなく、候補者体験へ直接影響する仕事を残します。公的統計で市場環境を把握し、企業調査で効果が確認された対応を優先すると、外注・分担の判断がしやすくなります。

中小企業の人材不足は高止まりしている

採用担当が忙しい背景には、採用市場全体の人材不足があり、担当者の努力だけでは解消できない部分があります。

中小企業庁の2025年版中小企業白書では、2024年も人材の「不足」と回答する割合が高く、人材不足感が高止まりしていると整理されています。採用工数を個人の残業で吸収せず、募集・連絡・面接・集計のうち標準化できる工程を分担する根拠になります。

参照：「2025年版 中小企業白書 第4節 人材戦略」中小企業庁

候補者対応は速さと丁寧さを残す

業務削減では、返信や選考案内まで削らず、候補者が判断するための連絡を優先します。

マイナビの中途採用実態調査2025年版では、面接前辞退への対策として、返信の迅速化、選考期間の短縮、丁寧な対応、候補者を優先した日程調整などが、効果を実感した施策として挙げられています。自動化するなら、返信そのものをなくすのではなく、定型連絡の作成時間を減らす設計が適切です。

参照：「中途採用実態調査2025年版」マイナビ キャリアリサーチLab

調査結果は対象者・時期・調査方法を確認し、自社の採用・委託データと合わせて判断してください。

採用担当が忙しくなる4つの構造

業務量だけでなく、判断の所在、依頼のばらつき、情報の分散、繁閑差が忙しさを作ります。一日の作業を数えるだけでは原因が見えません。

構造	起きていること	結果
判断待ち	要件・合否・条件を毎回確認	候補者連絡が止まる
非標準	職種・面接官ごとに進め方が違う	個別調整が増える
情報分散	媒体、メール、チャットへ散らばる	確認と転記が増える
繁閑差	応募・面接が特定時期に集中	他の人事業務が遅れる

「採用担当をもう一人増やす」以外にも、意思決定と繰り返し作業を分けることで負荷を下げられます。

採用担当一人の体制を続けてよいか4条件で判断する

一人体制が問題なのではなく、候補者との約束と社内の意思決定を守れるかが判断基準です。採用数だけで人数を決めると、求人の難しさ、面接回数、兼務範囲、現場の協力度が抜けます。平常月と繁忙月を分け、次の4条件を確認してください。

確認する条件	一人でも回しやすい状態	体制を見直す状態
候補者対応	返信期限を安定して守れる	未返信や日程確定の遅れが続く
社内判断	要件・合否・条件の責任者が明確	採用担当が毎回催促しないと止まる
兼務範囲	給与・労務の繁忙期と分けられる	月末、入退社、選考ピークが重なる
改善時間	求人や選考を週次で見直せる	目の前の連絡だけで一週間が終わる

4条件のうち一つでも慢性的に崩れているなら、担当者の残業で吸収する段階ではありません。社内分担、工程削減、ATSによる一元管理、RPOへの委託を比較します。一時的な繁忙なら短期支援、通年で崩れるなら役割設計から見直す方が合います。

採用担当が限界に近い5つのサイン

忙しさは残業時間だけでなく、候補者対応と判断品質の崩れとして先に現れます。「採用担当あるある」で済ませず、同じ状態が2週間以上続くものを記録してください。個人の向き不向きより、業務設計の警告として扱います。

限界のサイン	起きる影響	最初の対処
返信期限を守れない	候補者の不安や辞退が増える	外部期限のある連絡を最優先にする
評価回収が止まる	合否連絡と次回設定が遅れる	評価項目と入力期限を固定する
同じ転記を繰り返す	確認時間と入力ミスが増える	管理先を一つに決める
求人を見直せない	合わない応募と未充足が続く	週次で一職種だけ修正する
相談相手がいない	例外判断が担当者へ集中する	経営・現場の決裁者を決める

とくに危険なのは、候補者への連絡遅延と社内の判断待ちが同時に起きる状態です。採用担当が催促と謝罪の窓口になり、改善へ使う時間がなくなります。まず停滞案件を一覧にし、誰の何の判断で止まっているかを経営へ共有してください。

忙しさを応募者一人あたりの工数で測る

「何となく忙しい」を、応募数と工程別時間の掛け算へ変えると、分担や外注の対象を選べます。求人媒体の利用料だけでなく、受付、日程調整、社内催促、評価回収、結果連絡、転記に使う時間を測ります。

株式会社ゼクウの「採用業務の“見えない工数”実態調査2026」では、採用担当者・人事責任者1,002名への調査で、応募者一人の日程調整時間の中央値が14分、選考の主な滞留要因として社内の合否・条件調整が40.2％と報告されています。自己申告による調査ですが、調整と社内待ちを分けて測る必要性が分かります。

参照：「採用業務の“見えない工数”実態調査2026を公開（1,002名調査）」株式会社ゼクウ

Indeed Japanの「採用担当者の業務実態に関する調査」では、応募後から内定までの業務時間のうち、面接前の各種調整が平均52.4％、面接実施・同席が平均16.1％と紹介されています。調査時期は2021年ですが、重要な対話より周辺作業に時間が偏る構造を確認する材料になります。

参照：「採用担当者の業務実態に関する調査」Indeed Japan株式会社

測る項目	記録方法	改善判断
受付・初回連絡	一人あたりの平均分数	文面と期限を標準化
日程調整	往復回数と所要分数	候補枠と調整方法を変更
社内の評価回収	依頼から回答までの時間	担当・項目・期限を固定
媒体・表への転記	月の合計回数と時間	管理先の統合や自動化
面談・面接	実施と準備の時間	価値の高い対話として確保

工数表は担当者を評価するためではなく、仕事を動かすために使います。最も長い工程だけでなく、回数が多い短時間作業と、他者を長く待たせる工程も優先候補です。

採用担当が忙しくなる時期は採用計画の重なりで決まる

繁忙期は一律ではなく、新卒・中途・入社準備・給与労務の予定が重なる月です。上位記事では1〜5月などの時期が多く説明されていますが、中途採用中心の会社では欠員発生や事業計画の変更でも急に山ができます。

重なりやすい業務	負荷が増える理由	前月までに決めること
求人公開と応募受付	初回連絡と書類確認が集中	受付文面、選考基準、担当
複数職種の面接	日程調整と評価回収が増える	面接枠、評価期限、代替者
内定と入社準備	条件確認と社内手配が並行	窓口、必要書類、受け入れ担当
給与・労務の繁忙	締切のある兼務が重なる	採用側の前倒しと一時分担

年間カレンダーには「採用予定人数」だけでなく、応募、面接、内定、入社の見込み件数を月別に置きます。山が二つ以上重なる月は、通常の一人体制を前提にせず、現場面接官、総務、外部支援へ先に枠を確保します。

一週間の業務を4種類へ棚卸しする

作業名ではなく、決める、対話する、進める、記録するの4種類で時間を測ります。同じ「面接対応」でも、判断と日程調整では移管方法が違います。

種類	業務例	基本方針
決める	要件、合否、条件、例外	責任者と期限を明確化
対話する	面談、面接、現場ヒアリング	目的と担当を絞る
進める	日程、連絡、媒体更新、書類	標準化・分担・外注
記録する	進捗、評価、質問、数値	一つの管理先へ集約

一週間だけ、業務、所要時間、待ち時間、差し戻しを記録します。細かな分単位ではなく、負荷の大きいまとまりを見つけることが目的です。

減らす順番は「やめる・そろえる・分ける・任せる」

ツールや外注を先に入れず、不要な作業と判断待ちを減らします。無駄な工程をそのまま効率化すると、複雑さだけが残ります。

1. やめる：使われない作業を削除
2. そろえる：繰り返しを標準化
3. 分ける：社内の役割を再配置
4. 任せる：外部へ渡せる範囲を定義

やめる業務を決める

採用結果や候補者体験に使われていない作業を止めます。前任者から続く報告や、同じ情報の転記を疑ってください。

見直す業務	確認する質問	判断
複数の進捗報告	誰が何の判断に使うか	一つに統合
長い定例会議	会議でしか決められないか	非同期共有へ
全候補者への同じ面談	目的と評価が重複していないか	段階を統合
媒体間の手入力	元情報を一つにできるか	転記を削減

やめる判断は採用担当だけで行わず、採用責任者へ影響と代替方法を示して決めます。

繰り返し業務をそろえる

候補者ごとに変えなくてよい部分をテンプレートと期限へ落とします。文章を完全に定型化せず、目的、事実、次の行動を共通化します。

業務	そろえるもの	個別に変えるもの
受付	受領、次回期限、窓口	不足書類
日程調整	候補枠、方法、所要時間	候補者の都合
面接案内	目的、参加者、準備	職種情報
評価依頼	項目、入力期限、場所	確認したい懸念
内定後	連絡予定、窓口、書類	役割・条件

テンプレートには最終更新日と責任者を付けます。古い条件や担当者名が残らないようにします。

社内で役割を分ける

採用担当が実行を担っても、職務判断と合否、条件の責任まで抱えません。現場と経営の期限を採用フローへ入れます。

役割	主な責任	期限例
経営	予算、重要条件、最終決裁	決裁依頼の翌営業日
現場責任者	要件、面接評価、受け入れ	面接当日
採用担当	進行、候補者対応、記録	約束した期限内
労務・総務	条件確認、書類、環境	入社予定から逆算

社長の承認が詰まる場合は、事前に決められる範囲と例外だけを上げる条件を整理します。

外部へ任せる

繰り返し量が多く、手順と期限を決められる業務から外部へ渡します。合否や条件の最終意思決定まで曖昧に移管しません。

任せやすい業務	社内に残す判断	必要な共有
求人の更新・入稿	要件と条件	原稿、承認者、期限
応募受付・日程調整	例外対応	候補枠、文面、優先度
評価回収・進捗管理	合否	担当、期限、記録先
スカウト運用	対象と訴求	検索条件、文面、除外
入社前連絡	条件変更・重要回答	予定、窓口、社内準備

RPOとの役割分担はRPOと採用代行の違いも参照してください。

毎日・毎週・毎月で見るものを分ける

すべてを定例会議で確認せず、緊急度に応じて運用を分けます。候補者対応は日次、判断と改善は週次、計画は月次が基本です。

頻度	確認内容	所要時間の目安
毎日	新規応募、返信期限、面接当日、未回答	短時間で期限順
毎週	判断待ち、停滞、今週の面接、改善1点	30分以内
毎月	職種別の進行、チャネル、工数、採用計画	経営と確認

定例では候補者一覧を読み上げず、決める必要がある項目だけを扱います。進捗は採用管理表の作り方で日常的に更新します。

優先順位を3段階で決める

候補者との約束、選考を止める判断、将来の改善の順で処理します。目についたチャットから対応すると、重要な期限が後回しになります。

優先	対象	例
1：候補者との約束	外部期限がある	面接案内、結果、質問回答
2：選考を止める判断	他者が待っている	書類評価、合否、条件決裁
3：改善	次回を軽くする	文面、求人、評価表の修正

改善を永遠に後回しにしないため、週次で一つだけ直す時間を確保します。

一人で抱えないための依頼文

「早めにお願いします」ではなく、判断事項、選択肢、期限、候補者への影響を一通で伝えます。確認の往復を減らします。

経営や現場へ依頼するときも、採用担当がすべての背景を口頭で説明し直さない形を作ります。

外注するか判断する5つの基準

費用だけでなく、量の波、標準化、専門性、社内時間、管理負荷で判断します。外注先へ渡す準備に時間がかかる業務もあります。

基準	外注しやすい状態	先に整える状態
量	反復が多く繁閑差がある	ほとんど発生しない
標準化	手順と例外が決まる	毎回社長判断
専門性	不足を外部で補える	社内固有知識のみ
時間	社内の重要業務を圧迫	移管管理の方が重い
統制	権限と記録先を限定できる	情報管理が未整備

外注費の見方は外注費の費用対効果、受け入れ方は業務委託のオンボーディングも確認してください。

人を増やす前に業務も見直す

人手不足への対応は採用だけでなく、省力化、業務の見直し、多様な人材活用と合わせて考えます。採用担当が欠員を埋め続けるだけでは、負荷の原因が残ることがあります。

日本政策金融公庫の人手不足対策資料では、人材採用・定着に加えて、省力化や業務効率化など複数の視点が紹介されています。

参照：人手不足を3つの視点で乗り越えるヒントブック（日本政策金融公庫）

課題	採用以外の選択肢	採用へ残すもの
定型作業が多い	削減、自動化、外注	改善・判断の役割
仕事が属人化	標準化、引継ぎ	必要能力を明確化
繁忙期だけ不足	短期外部人材、平準化	恒常業務のみ
専門知識が一時的	専門家、副業人材	将来内製する範囲

採用の開始条件を厳しくするのではなく、仕事そのものを整理してから必要な役割を決めます。

一人採用担当についてよくある質問

人数の正解を探すより、期限・判断・工数をもとに自社の必要体制を決めることが重要です。再検索キーワードと検索結果の「他の人はこちらも質問」で確認できた疑問から、この記事に関係する4点をまとめます。

• 採用担当が一人でも大丈夫か
• 採用担当者の適正人数は何人か
• 採用担当が忙しい時期はいつか
• 忙しすぎて仕事ができないと感じるときはどうするか

採用担当が一人でも大丈夫ですか？

候補者への連絡期限、社内の判断期限、週次の改善時間を守れるなら、一人体制でも運用できます。ただし「一人で全部決める」体制ではありません。採用担当は進行と候補者対応を担い、採用要件は現場責任者、予算と最終条件は経営、入社手続きは労務・総務というように、意思決定を分けます。

一人体制が崩れる典型は、採用担当以外の責任が曖昧な会社です。合否、条件、求人修正のたびに社長へ個別確認が必要なら、人数より先に承認ルールを整えます。通常月は一人で回せても、複数職種の選考や入社が重なる月だけ支援を足す方法もあります。

採用担当者の適正人数は何人ですか？

従業員数だけで決まる共通の適正人数はなく、月間応募数、選考回数、採用難易度、兼務範囲から算定します。まず応募者一人あたりの周辺作業と面接時間を測り、月間件数を掛けます。そこへ求人作成、媒体管理、採用広報、定例、入社準備など、候補者単位ではない固定業務を加えてください。

その合計が使える時間を超える場合は、人を増やす前に、削除、標準化、社内分担、外注を検討します。通常月ではなく、繁忙月にも候補者との約束を守れる余力を残すことが大切です。採用担当が給与・労務・総務を兼務する場合は、兼務側の締切も同じ表へ入れます。

採用担当が忙しい時期はいつですか？

新卒採用では広報・選考・内定・入社が集中する時期がありますが、自社の繁忙期は採用区分と入社予定から逆算します。中途採用は通年化しやすく、欠員や新規事業で突然応募対応が増えます。そのため「一般的な繁忙期」だけを見ても、必要な支援時期を読み違えます。

月別に求人公開数、想定応募数、面接数、内定数、入社数を並べ、給与・評価・年度更新など兼務業務も重ねてください。二つ以上の山が重なる月は、面接枠、評価の代替者、日程調整の分担を前月までに決めます。繁忙期が始まってから人を探すと、引き継ぎが追加負荷になります。

忙しすぎて仕事ができないと感じるときはどうしますか？

能力不足と決めつけず、未返信、判断待ち、重複入力、やり直しの四つを一週間記録してください。目の前の依頼を順番に処理するだけでは、選考を止めている原因が残ります。候補者との約束を最優先にし、次に社内判断を催促し、その後でテンプレートや管理表を直します。

経営へ相談するときは「忙しい」だけでなく、止まっている候補者数、期限超過、月間工数、社内待ちの案件を示します。そのうえで、不要工程の廃止、現場への分担、ATS、RPOの順に選択肢を出してください。体調や睡眠に影響が出ている場合は、業務改善を待たず上司や社内の相談窓口へ伝える必要があります。

採用業務の分担を依頼する社内文面

忙しい担当者が抱え込まず、期限付きで具体的な役割を頼める文面です。

【会社名】【担当者名】【期限】などを書き換えて使ってください。文面枠をクリックして選択し、Ctrl／Command＋Cでコピーできます。

面接官へ協力を依頼する

必要な時間・役割・回答期限を明記します。

件名：【職種名】面接協力のお願い

【採用背景】のため、【期間】に面接へご協力いただきたいです。
お願いする役割：【一次面接／専門評価】
確認する項目：【項目】
1回の所要時間：【分】
想定回数：【回／月】
評価入力期限：【面接後○時間以内】
質問・評価シート：【URL】
【日付】までに対応可否をご返信ください。

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まとめ：一人の努力を仕組みに変える

ひとり採用担当の負荷は、やめる、そろえる、分ける、任せる順で下げます。まず一週間の業務と待ち時間を記録し、候補者対応を止めている判断を一つ解消してください。

Alpha Favでは、採用担当の実務、現場・経営への確認、候補者連絡、外注先とのやり取りをまとめて支援します。代表の口として定例やテキスト連絡を巻き取り、社内が採用判断へ集中できる状態を作ります。

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この課題を次の一手につなげる

個別の改善だけで終わらせず、前後の工程もそろえると運用が安定します。まず全体ガイドで現在地を確認し、関連する実務記事へ進んでください。

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監修者

丸山 雄河

株式会社Alpha Fav 代表取締役

早稲田大学教育学部卒業後、法人営業・マーケティング・事業企画を経て、株式会社Alpha Favを創業。現在は代表取締役として、企業の魅力を言葉と実務に落とし込み、顧客や候補者から選ばれる状態をつくるための支援を行っています。

経歴・代表メッセージを見る →

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